სამუშაო ჩატები მესენჯერებში: როგორ გამოვიყენოთ ეს ფუნქცია სამსახურში?

საქმიანი მიმოწერისთვის, მხოლოდ ელექტრონულ ფოსტას იყენებთ? თუ უკვე გადაერთეთ მესენჯერებზე? იქნებ წარმატებით იყენებთ ყველა კორპორაციულ და საჯარო არხს კოლეგებთან თუ პარტნიორებთან კომუნიკაციისთვის? ნებისმიერ შემთხვევაში, მესენჯერები და სოციალური ქსელები, დღეს, ჩვენი სამუშაო ცხოვრების მნიშვნელოვანი ნაწილი გახდა. მათგან მაქსიმალური სარგებლის მისაღებად, გაიგეთ რამდენიმე მოსახერხებელი ფუნქცია და „ლაიფჰაკის“ შესახებ ჩვენს მასალაში.

არა მხოლოდ შეტყობინებებისა და ზარებისთვის

დღეს ყველაზე პოპულარული საკომუნიკაციო აპლიკაციები საშუალებას გაძლევთ დაგეგმოთ ჯგუფური ვიდეო ან აუდიო ზარები. ეს არის უფასო ზარები მთელ მსოფლიოში, როგორც წესი, დროის ლიმიტის გარეშე. ასეთ ზარებში მონაწილეთა რაოდენობა შეიძლება განსხვავდებოდეს მესენჯერის შესაძლებლობებიდან გამომდინარე, მაგრამ ჩვეულებრივ, ყველაზე დიდ გუნდებსაც კი შეუძლიათ გამოიყენონ ეს ვარიანტი. ამისათვის არ არის საჭირო ცალკე ონლაინ შეხვედრის დაგეგმვა და შექმნა. მესენჯერში ზარის განსახორციელებლად, უბრალოდ ზარის ღილაკზე დაწკაპუნებით, გუნდი დაუყოვნებლივ შეუერთდება ზარს. ეს ფორმატი ასევე გამოსადეგია მოულოდნელი შეხვედრებისა თუ სასწრაფო საკითხების გადასაჭრელად - როდესაც არ გვაქვს დრო, რომ ინდივიდუალური ბმულები შევქმნათ.

გამოდგება საქმიანი მოგზაურობისას

საკომუნიკაციო აპლიკაციები თავდაპირველად შეიქმნა იმისათვის, რომ ადამიანები სხვადასხვა ქვეყნიდან თუ ქალაქებიდან, უფასოდ და უსაფრთხოდ დაჰკავშირებოდნენ ერთმანეთს. დღეს ყველაზე პოპულარულ მესენჯერებში შეგიძლიათ მარტივად მიწეროთ ან დაურეკოთ სხვას, მაგრამ ის ადამიანიც უნდა იყოს დარეგისტრირებული ამ აპლიკაციაში. Viber უფრო შორს წავიდა და მომხმარებლებს შესთავაზა ვარიანტი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დაუკავშირდეთ კონტაქტს, მაშინაც კი, თუ ის არ არის რეგისტრირებული Viber-ში. ეს არის Viber სერვისი - Out ზარები, რომლითაც შეგიძლიათ მესენჯერის საშუალებით დარეკოთ მსოფლიოს ნებისმიერ მობილურ ნომერზე, რომელიც არ არის Viber კონტაქტების სიაში. მესენჯერის სხვა ფუნქციებისგან განსხვავებით, ეს ფასიანი ვარიანტია, თუმცა, ასეთი ზარების ღირებულება ჩვეულებრივ სტანდარტულ ტარიფებზე დაბალია. დარწმუნდით, რომ თქვენი ბალანსი შევსებულია, ან შეიძინეთ ყოველთვიური პაკეტი - და დარეკეთ უცხოელ კოლეგებს, იმის მიუხედავად, იყენებენ თუ არა ისინი Viber-ს.

უფრო მეტი კონფიდენციალურობა თქვენს სამუშაო ჩატებში

პლატფორმები იყენებენ სხვადასხვა სისტემებს მომხმარებლის პერსონალური მონაცემების დასაცავად, რათა მათი კომუნიკაცია იყოს პირადი და კონფიდენციალური: ბოლოდან ბოლომდე დაშიფვრა (End-to-End Encryption), 2- ეტაპიანი ვერიფიკაცია და ა.შ.

ამ ძირითადი სისტემების გარდა, მესენჯერები ასევე გვთავაზობენ სხვა, უკვე დამატებით ფუნქციებს კონფიდენციალურობისთვის. კორპორაციულ კომუნიკაციაში შესაძლოა გამოგადგეთ. მაგალითად:

• "ნანახი" და "ონლაინ" სტატუსის დამალვა. თუ რაიმე მიზეზით არ გსურთ, რომ თქვენმა თანამოსაუბრემ დაინახოს, რომ წაიკითხეთ მისი შეტყობინება და რომ ხართ „ონლაინ“ - შეგიძლიათ აირჩიოთ შესაბამისი პარამეტრები (ამ ფუნქციის ჩართვა შესაძლებელია „კონფიდენციალურობის“ ჩანართში).
• ფარული ან საიდუმლო ჩატები და შეტყობინებების გაქრობა. ეს არის ჩატები, რომლებიც დაცულია პაროლით ან განლაგებულია ცალკეულ საქაღალდეში, რომელთანაც უცნობს წვდომა არ შეუძლია. გარდა ამისა, ზოგიერთი მესიჯისთვის ან თუნდაც ჩატისთვის შეგიძლიათ დააყენოთ „თვითგანადგურების“ ტაიმერი - შეტყობინება ან ჩატი ავტომატურად წაიშლება გარკვეული დაგეგმილი დროის ან გარკვეული მოქმედებების შემდეგ. როგორც წესი, თქვენი თანამოსაუბრე ვერ შეძლებს ასეთი შეტყობინებების სხვისთვის გაზიარებას და თუ სკრინშოტს გადაიღებს, მესენჯერი შეგატყობინებთ ამის შესახებ.

დღიური, რომელიც ყოველთვის ხელთ არის

საქმიანი დღიურები დაგეხმარებათ თვალყური ადევნოთ მნიშვნელოვან სამუშაო ამოცანებს, ზარებს და შეხვედრებს. მაგრამ ყოველთვის არ არის მოსახერხებელი მისი თქვენთან ტარება. ამ შემთხვევაში მოსახერხებელია მსგავსი ფუნქციის გამოყენება მესენჯერებში. კომუნიკაციისთვის თითქმის ყველა აპლიკაციაში შეგიძლიათ იპოვოთ სპეციალური ჩატი (ე.წ. "მომხმარებლის ჩატი საკუთარ თავთან"). მის შიგნით შეგიძლიათ დატოვოთ თქვენი შენიშვნები, შეინახოთ მნიშვნელოვანი შეტყობინებები და გაგზავნოთ ფაილები, რომელთა დავიწყებაც არ გსურთ.

თუ, მაგალითად, Viber გადმოწერილია თქვენს მოწყობილობაში, მაშინ შეგიძლიათ გამოიყენოთ მასში დამატებითი ფუნქცია. „ჩემი შენიშვნები“ შეიძლება გამოიყენოთ როგორც არა მხოლოდ როგორც დღიური, არამედ გააკეთოთ “შეხსენებებიც”. ამისათვის უბრალოდ დიდხანს დააჭირეთ ნებისმიერ შეტყობინებას "ჩემ შენიშვნებში" და აირჩიეთ "შეხსენების დაყენება". ამის შემდეგ, მომხმარებელმა უნდა მიუთითოს დრო და თარიღი, ასევე მისი განმეორების შესაძლებლობა. ეს ფუნქცია გამოგადგებათ, თუ, მაგალითად, არ გსურთ დაგავიწყდეთ მნიშვნელოვანი ზარი, სამუშაო შეხვედრა ან კოლეგის დაბადების დღე.

ჩატების დამატებითი ფუნქციები

კიდევ ერთი პოპულარული თემაა ჯგუფური სამუშაო ჩატები კოლეგებთან. ყველაზე ხშირად აქ შემოვიფარგლებით მიმოწერით. თუმცა, არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ ასეთი ჩატის შიგნით არის დამატებითი ფუნქციები, რომლებიც შეიძლება სასარგებლო იყოს. მაგალითად:

• შეტყობინების ჩამაგრების შესაძლებლობა ჩატის ზედა ნაწილში: შეგიძლიათ დაამაგროთ მნიშვნელოვანი ინფორმაცია ან ბმული, ფაილი ან ინსტრუქცია - ეს შეტყობინება ყოველთვის იქნება ჩატის ზედა ნაწილში, სანამ არ გადაწყვეტთ მის მოხსნას ან ახლის ჩამაგრებას.
• მონიშნეთ ის ადამიანი, რომელსაც თქვენი შეტყობინება მიემართება. თითქმის ნებისმიერ მესენჯერში შეგიძლიათ „მონიშნოთ“ კონტაქტი „@“ სიმბოლოს მეშვეობით. ზედმეტი არ იქნება, თუ თქვენი მესიჯი მიემართება კონკრეტულ პიროვნებას დიდ კორპორაციულ ჩატში და თუ არ გსურთ, რომ ის მიმოწერაში დაიკარგოს. კონტაქტი, რომელიც თქვენ მონიშნეთ ამ გზით, მიიღებს შეტყობინებას, რომ კონკრეტულად მისთვის არის მონიშნული შეტყობინება.
• ჩაატარეთ გამოკითხვები უმრავლესობის აზრის გასარკვევად ან კოლექტიური გადაწყვეტილების მისაღებად. რა საჩუქარი ავარჩიოთ კოლეგას ან სად აღვნიშნოთ საახალწლო კორპორაციული წვეულება? გამოიყენეთ "გამოკითხვის" ფუნქცია ჯგუფური ჩატებისთვის, რათა გაარკვიოთ რას ფიქრობენ კოლეგები. შექმენით გამოკითხვა: დასვით თქვენი შეკითხვა, შექმენით პასუხების ვარიანტები და მოაწყვეთ გამოკითხვა უშუალოდ სამუშაო ჩატში მესენჯერში.
• ჩაამაგრეთ თავად ჩატი, თუ არ გსურთ მისი დაკარგვა სხვა ჩატებსა და შეტყობინებებს შორის მესენჯერში. ჩამაგრებული ჩატი ყოველთვის იქნება თქვენი ჩატის სიის ზედა ნაწილში, მაშინაც კი, თუ სხვა ჩატში ახალი შეტყობინებები შემოდის.
• თუ თქვენ წაიკითხეთ მნიშვნელოვანი შეტყობინება, მაგრამ არ შეგიძლიათ მასზე პასუხის გაცემა ამ მომენტში, არსებობს ფუნქცია „მონიშნეთ ჩატი წაუკითხავად“. ჩატი დარჩება ჩატის სიის ზედა ნაწილში და შეგახსენებთ, რომ გაქვთ წაუკითხავი შეტყობინება, რომელზეც უნდა უპასუხოთ. ზოგიერთ მესენჯერს კი დამატებითი "ლაიფჰაკიც" აქვს, მაგალითად, შეტყობინებების გადახედვა.